Планирование корпоративного мероприятия: как сделать его запоминающимся

Всем нам знакомо то чувство, которое возникает при посещении потрясающего корпоративного мероприятия. Вы уходите, зная, что узнали что-то новое, открыли для себя необходимый продукт или нашли партнера для проекта.

Однако крупные корпоративные мероприятия не случаются случайно. Планирование корпоративного мероприятия требует детального процесса и большого творчества. И самое главное, что стоит понимать в этом вопросе, это то, что без помощи профессионалов в этом деле не обойтись. Обратившись в специализированное агентство вы получите потрясающий результат, и при этом наверняка избежите лишних расходов и нервных переживаний. Так, в городе Алматы организацией корпоративных мероприятий любого уровня сложности и направленности занимается так называемая фабрика по выпуску качественных эмоций Paprika Event. Здесь на сайте агентства можно подробнее узнать о возможных вариантах сотрудничества и связаться с менеджером для начала работы по подготовке вашего мероприятия.

В этом руководстве мы познакомим вас с основами планирования корпоративных мероприятий и расскажем, как этот процесс работает. Мы также поделимся нашими лучшими советами, как сделать ваше мероприятие успешным и повысить вовлеченность посетителей.

Что такое планирование корпоративных мероприятий?

Планирование корпоративных мероприятий — это организация, контроль и оценка событий для бизнеса. Это похоже на планирование личного мероприятия, но с большими ставками — если ваше мероприятие будет успешным, оно может помочь стимулировать новые деловые запросы, нанимать будущих сотрудников и привлекать инвесторов.

В то время как многие организаторы мероприятий планируют встречи, планирование корпоративных мероприятий выходит за рамки этого. Есть так много различных типов событий, в том числе:

• Встречи
• Конференции
• Выставки
• Инфлюенсер события
• Запуск нового продукта
• Мероприятия по сбору средств
• Тимбилдинговые мероприятия
• Праздничные вечеринки
• Виртуальные вечеринки
• Виртуальный обед и обучение
• Вебинары

Каждое мероприятие имеет свои уникальные цели, требования, аудиторию и KPI. А чтобы попасть в цель, нужно хорошо разбираться в пяти этапах планирования мероприятия.

5 этапов планирования корпоративного мероприятия

Успешные организаторы мероприятий знают свою роль наизнанку. Вы должны разбираться в логистике, планировании, маркетинге, поиске мест проведения мероприятий, общении и показателях успеха. Это многогранная роль.

К счастью, организаторы мероприятий прошлого придумали пять этапов планирования корпоративных мероприятий. Это поможет вам разбить все эти «задачи» на процесс планирования, который имеет смысл.

1. Исследование

Прежде чем вы даже решите провести мероприятие, вам сначала нужно выяснить, есть ли в нем потребность и что ваша аудитория хочет от вас увидеть. Если вы этого не сделаете, вы можете потратить свой бюджет не на то мероприятие.

Во-первых, определитесь с целями мероприятия. Если это внешнее мероприятие, возможно, вы хотите привлечь новых клиентов или продвинуть новый продукт. Для внутренних мероприятий вы можете укрепить отношения между командами или отметить успешный проект. Постарайтесь сделать свои цели SMART, если сможете, чтобы у вас были измеримые KPI для оценки в конце мероприятия.

Цели SMART должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Примером SMART-цели может быть «наша цель — привлечь 20 подписчиков для бесплатной пробной версии на этом мероприятии» по сравнению с гораздо менее эффективным «наша цель — увеличить количество регистраций».

Помимо постановки цели на этом этапе, вы также хотите тщательно изучить все требования, которые вам нужны, прежде чем вы сможете продолжить. Это может включать в себя страховку и защиту ответственности, спонсоров для финансирования мероприятия или ресурсы, которые вам понадобятся от команды вокруг вас. Вам также необходимо определить бюджет, уточнить целевую аудиторию и собрать любую информацию, которая поможет вам разработать идеальное мероприятие.

2. Дизайн мероприятия

Этот следующий этап процесса заключается в том, чтобы придумать корпоративное мероприятие, которое соответствует вашим целям и создает отличные впечатления для вашей целевой аудитории.

Вы должны придумать идею для своего корпоративного мероприятия, которая, скорее всего, будет одобрена. Здесь вы рассмотрите тип события, место, дату, время, а также общую тему и цель. Сначала вы придумаете предложение для своего корпоративного мероприятия, которое включает примерный план повестки дня, потенциальное место и список ресурсов, которые вам потребуются для его проведения.

Как только вы получите зеленый свет на корпоративное мероприятие, самое время приступить к его планированию. Это означает посещение мест проведения экскурсий, встречи с поставщиками и организацию выступающих или VIP-персон для участия в вашем мероприятии. Также пришло время определиться с организацией вашего мероприятия и решить, в какую технологию для проведения мероприятий вам нужно инвестировать — это может включать аудиовизуальную поддержку, Wi-Fi и бесконтактную оплату.

Одна из самых трудоемких частей дизайна мероприятия — это организация кейтеринга. Вам часто приходится договариваться с поставщиками общественного питания, прежде чем вы узнаете, сколько людей придет, что приводит к потерям, если вы не будете осторожны. Чтобы избежать этого, рассмотрите возможность предоставления посетителям цифровой карты, которую они могут использовать для заказа напитков, закусок или еды у различных поставщиков в месте проведения вашего мероприятия.

3. Брендинг и маркетинг мероприятий

Когда ваше мероприятие спланировано, вы можете перейти к следующему этапу — брендингу и маркетингу мероприятия. Здесь вы сконцентрируете свое внимание на том, как выглядит мероприятие, на его атмосфере и на том, как рассказать о нем.

Подумайте, как вы собираетесь назвать свое мероприятие. Вероятно, у вас есть рабочее название, но вы должны убедиться, что оно имеет смысл для вашей целевой аудитории. Подумайте о других элементах, которые вам нужны, таких как слоган, хэштег и веб-сайт мероприятия. Не забывайте и о визуальной стороне — подтвердите цвета и логотип вашего мероприятия и создайте графику для маркетинговых материалов, таких как баннеры, листовки и реклама в социальных сетях.

С таким количеством движущихся частей этот этап может запутаться. Инвестируйте в программное обеспечение для управления мероприятиями или программное обеспечение для маркетинга в социальных сетях, чтобы оставаться организованным и заметным. Если вы планируете большое мероприятие, возможно, пришло время сотрудничать с агентством событийного маркетинга на этом этапе.

4. День координации

Когда вы впервые начинаете планировать свое мероприятие, вам кажется, что это навсегда. Но в какой-то момент этот день наступит, и все ваше внимание будет сосредоточено на координации мероприятия, чтобы оно прошло гладко.

Этот шаг пути заключается в выполнении вашего тщательно составленного плана мероприятий и во избежание непредвиденных проблем. Ваша работа в этот день — вести коммуникацию на мероприятии и быть первым, к кому кто-либо обращается, если ему нужна помощь.

Перед открытием мероприятия соберите свою команду на брифинг и изложите все, что им нужно знать. Убедитесь, что у всех, кому это нужно, есть копия текущего заказа, и сделайте так, чтобы персонал службы поддержки мог легко найти вас или связаться с радио. Часто это самая сложная часть всего процесса планирования мероприятия, но суперорганизованность здесь может сделать ваше мероприятие успешным или разрушить его.

5. Оценка после мероприятия

Мероприятие может быть завершено, но ваша работа в качестве организатора корпоративных мероприятий еще не окончена. Пришло время подумать о мероприятии и провести оценку после мероприятия.

Иногда вы сможете получить ценную информацию от ваших гостей на мероприятии. В других случаях вам нужно будет разослать участникам опрос для обратной связи после мероприятия. Получить обратную связь может быть сложно, поэтому вы можете стимулировать это розыгрышем призов или возможностью получить скидку или ранний доступ к продукту.

Организуйте последующую встречу с командой вашего мероприятия. Взгляните на цифры и просмотрите отзывы гостей и поставщиков. Имея правильные данные, вы сможете определить, насколько успешным было мероприятие, и обсудить возможности сделать ваше следующее мероприятие еще лучше.

Как добиться успеха в планировании корпоративных мероприятий

Быть организатором корпоративных мероприятий — тяжелая работа. Есть много вещей, которые нужно организовать, предвидеть и решить в течение дня. Чтобы помочь вам, вот несколько наших лучших советов о том, как сделать ваше мероприятие успешным.

Знай свои цели

Прежде чем вы сможете провести успешное корпоративное мероприятие, вам сначала нужно действительно хорошо понять, каковы ваши цели.

Хотите привлечь новых клиентов? Сохранить существующие? Отпраздновать достижение? Найти отличных новых сотрудников? У каждого мероприятия есть цель, поэтому вам нужно знать свою, если вы хотите получить реальную отдачу от своих инвестиций.

Понимание ваших целей поможет вам спланировать свое расписание, установить бюджет, пригласить нужных гостей или спикеров и правильно продвигать их. Это также означает, что у вас есть некоторые ключевые показатели эффективности, которые нужно оценить после мероприятия, чтобы доказать, насколько оно было успешным, или определить возможности для внесения изменений в будущем.

Оставайтесь в рамках бюджета вашего мероприятия

Мероприятия, которые выходят за рамки бюджета, обычно не нравятся заинтересованным сторонам. Вот почему оставаться в рамках вашего бюджета должно быть одним из ваших главных приоритетов как организатора мероприятий.

Поймите, сколько вам доступно, и установите подробный бюджет в самом начале проекта. Каждый раз, когда вы берете на себя новое обязательство, убедитесь, что оно добавлено в бюджет, чтобы вы могли не сбиться с пути. Если похоже, что вы переходите, помните об этом, когда вам в следующий раз нужно будет совершить покупку.

Если вам нужно увеличить свой бюджет, ищите творческие способы сделать это. Вы можете обратиться за спонсорством церемонии награждения к местным предприятиям или крупным игрокам в вашей отрасли, или вы можете организовать краудфандинговую кампанию, чтобы организовать специальное мероприятие для клиентов.

Приоритет гостевого опыта

Когда вы организуете мероприятие для своего бизнеса, легко увлечься измерением KPI и попыткой принести пользу вашей организации. Однако лучшие мероприятия — это те, которые учитывают интересы и опыт аудитории.

Когда вы начнете процесс планирования, подумайте о том, как вы можете достичь своих целей и создать удивительные впечатления для своих посетителей. Это может быть так же просто, как упростить процесс регистрации, чтобы они меньше времени проводили в очереди, или предложить интерактивную цифровую повестку дня, чтобы гости могли планировать свой день на вашей конференции.

Один из самых неприятных моментов для гостей корпоративных мероприятий — найти что-нибудь вкусненькое, чтобы поесть или выпить во время перерыва или во время обеда. Обслуживание мероприятий стоит дорого — если вы не выделите большую часть своего бюджета на это, ваши гости могут в конечном итоге почувствовать себя не в восторге. Варианты для людей с аллергией или диетическими ограничениями также часто не вдохновляют.

Соберите правильную команду

Планировать корпоративное мероприятие в одиночку невероятно сложно, поэтому это помогает создать замечательную команду вспомогательного персонала. Объединение нужных людей дает вам преимущество коллективного опыта.

Ваша команда по планированию мероприятий часто будет зависеть от вашего бюджета. Если у вас есть на это средства, отдайте на аутсорсинг или сотрудничайте с профессионалами для помощи в организации любых областей, в которых вы не являетесь экспертом. Это может означать привлечение маркетологов, которые помогут с брендингом и социальными сетями, или аудиовизуальную команду, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего крупного продукта. Вы даже можете пригласить помощника, который поможет с управлением проектом для крупного мероприятия.

Наличие рядом с вами нужных людей не только дает вам доступ к их потрясающим идеям и опыту, но и создает ценную систему поддержки. Если что-то пойдет не так в течение дня, вы знаете, что не пытаетесь устранить неполадки самостоятельно.

Создайте контрольный список планирования корпоративного мероприятия

Каким бы полезным ни было письменное руководство, наличие контрольного списка планирования мероприятий дает вам быстрый и простой способ визуализировать ваш прогресс и убедиться, что вы ничего не пропустите.

Когда вы начинаете или планируете простое мероприятие, попробуйте заранее составленный контрольный список корпоративного мероприятия, чтобы держать вас в курсе. Если у вас больше опыта или вы проводите уникальное мероприятие, создайте свой собственный контрольный список, адаптированный к планируемому вами событию.